Подотчетные деньги и займ

Comments

• На "мелочевку" самая главная фраза в Вашем вопросе 😀 Пусть тратит, Вы всё делаете, правильно, потому что потом возмещаете расходы из кассы по авансовому отчету. Можете сделать лимит кассы и снимать эти деньги на "мелочевку" и оформлять это авансовым отчетом, можете сделать и Договор займа, для этого Ваш ген.дир. должен внести в кассу организации сумму, а Вы ему потом по чеку или по платёжке возместите эту сумму.
• А разве нельзя вернуть ему деньги из кассы?
  Хотя, конечно, правильнее выдать аванс заранее.
  Либо оформите ему задним числом (в рамках квартала) договор беспроцентного займа на какую-то круглую сумму и "выдайте" в подотчет.
  Тогда будете смело проводить авансовые по бухгалтерии. Только не ленитесь выписать ПКО-РКО на остаток неиспользованной суммы хотя бы в конце месяца (я это делаю после каждого АО).
• в том то и дело, что денег не хватает чтобы с ним расплатиться сразу ну или хотя бы в рамках отчетного периода , уже накопилось прилично долгов, поэтому у меня и встал вопрос о займе
• Если у Вас ОСНО и Вы проведете заем прошлым периодом, то "поплывет" баланс за прошлый год. Это совсем не хорошо...
  А если УСН, то думаю, что и можно (т.к. этот заем доходом являться не будет). Разделите по отчетным периодам суммы пополнения (только пропишите это в договоре).
  Если не права - надеюсь, коллеги поправят.
• Цитата: в том то и дело, что денег не хватает чтобы с ним расплатиться сразу ну или хотя бы в рамках отчетного периода , уже накопилось прилично долгов, поэтому у меня и встал вопрос о займе

  
  Зачем? ЧтО Вам даст договор займа? Ну висит у Вас кредиторская задолженность перед директором или дебиторская задолженноть директора, и что тут такого? Что касается несвоевременного отчета по подотчетным суммам, налоговая давно перестала к этому цепляться и прекратила все попытки переквалификации этих сумм в доход работника.
  Деньги будут - погАсите, если наоборот дебиторка, решите вопрос об удержании из зарплаты или как-то иным способом погашения этой задолженности. Если честно, первый раз только здесь услышала точку зрения про договора займов. Бумаг что ли мало?
• у нас ОСНО, прошлый период трогать не хочу конечно, хотя бы с этого закрыться, а то ведь совсем не понятно когда расплатимся. Что называется " лучше поздно чем никогда"
• Цитата: Цитата: в том то и дело, что денег не хватает чтобы с ним расплатиться сразу ну или хотя бы в рамках отчетного периода , уже накопилось прилично долгов, поэтому у меня и встал вопрос о займеЗачем? ЧтО Вам даст договор займа? Ну висит у Вас кредиторская задолженность перед директором или дебиторская задолженноть директора, и что тут такого? Что касается несвоевременного отчета по подотчетным суммам, налоговая давно перестала к этому цепляться и прекратила все попытки переквалификации этих сумм в доход работника.Деньги будут - погАсите, если наоборот дебиторка, решите вопрос об удержании из зарплаты или как-то иным способом погашения этой задолженности. Если честно, первый раз только здесь услышала точку зрения про договора займов. Бумаг что ли мало?

  
  
  
  Вы не поняли. Речь идет не о задолженности работника перед организацией, а наоборот, организация должна работнику.
• Цитата: у нас ОСНО, прошлый период трогать не хочу конечно, хотя бы с этого закрыться, а то ведь совсем не понятно когда расплатимся. Что называется " лучше поздно чем никогда"

  
  А если договор займа оформите, то быстрее расплатитесь? Вот убей не пойму, зачем нужен этот договор, в мозгах прокрутила все риски - ничего на ум не пришло...
• Цитата: [quote=Оленька ЮрьевнаВы не поняли. Речь идет не о задолженности работника перед организацией, а наоборот, организация должна работнику.

  
  
  Марильда, да все я прекрасно поняла, просто рассмматривала ситуацию с двух сторон: по 71 счету может быть как дебиторская задолженность (когда работник взял деньги и не отчитывается) и кредиторская - когда работник потратил свои деньги на благо предприятия, а предприятие ему не спешит возвращать. У Вас как раз вторая ситуация.
• Вот здесь недавно обсуждали похожий вопрос.
  Покупка за наличный расчет
  Хотя не припомню, чтоб читала в каком-то официальном документе запрет на тот вариант, что Вам предлагает Оленька Юрьевна.
• Достаточно будет приложить к расходному кассовому ордеру заявление директора на выдачу денежных средств в возмещение расходов, понесенных при оплате услуг или покупку прочих ТМЦ
  Дело в том, что ни в одном действующем законодательном акте нет прямого запрета на приобретение сотрудниками организации товаров (работ, услуг), предназначенных для использования организацией в производственных целях и на нужды предприятия (мелочи), с последующим возмещением организацией понесенных расходов сотрудникам.
  
  Пунктом 14 Порядка ведения кассовых операций на территории Российской Федерации (утвержденного Советом директоров Банка России решением от 22.09.1993 N 40) предусмотрена выдача денег из кассы предприятия по заявлениям. Кроме того, поскольку допускается перерасход денежных средств по авансовому отчету (см. форму авансового отчета), то почему не может быть стопроцентного перерасхода.
• поясню что именно меня смущает, на мой взгляд риск может быть для директора, он предоставляет деньги и должен иметь с этого %, а с % должен заплатить налог. Организацию могут и не тронуть, тк. % это расходная часть и она только уменьшает налогооблагаемую базу
  Просто сумма таких долгов уже большая и копится на протяжении нескольких лет.
• Цитата: поясню что именно меня смущает, на мой взгляд риск может быть для директора, он предоставляет деньги и должен иметь с этого %, а с % должен заплатить налог. Организацию могут и не тронуть, тк. % это расходная часть и она только уменьшает налогооблагаемую базуПросто сумма таких долгов уже большая и копится на протяжении нескольких лет.

  
  Боюсь, что Вы тут себе сами напридумывали... Кто сказал, что он непременно должен иметь %? Получается, что он и деньги в долг дал на неизвестный срок, и Вы ему еще налог пытаетесь "сочинить"...
• Одним из документов, подтверждающих расходы организации на приобретение через подотчетных лиц товаров, работ, услуг, является авансовый отчет (форма N АО-1). В соответствии с Указаниями по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет", утвержденными Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, форма N АО-1 применяется для учета денежных средств, выданных подотчетному лицу на административно-хозяйственные нужды.
  В случае когда аванс работнику не выдавался, оснований для оформления авансового отчета нет. Однако на практике в ситуациях, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства, без оформления авансового отчета было бы затруднительно возместить ему потраченную сумму. Утверждение авансового отчета руководителем организации послужит одобрением покупки. В силу ст. 183 Гражданского кодекса РФ его подпись на бланке формы N АО-1 заменит исходное поручение.
  Таким образом, по нашему мнению, при таких обстоятельствах возможно оформить авансовый отчет с указанием потраченной суммы в виде перерасхода. После утверждения руководителем авансового отчета организация вправе возместить работнику стоимость приобретенных материалов.
  Оприходование материалов производится на основании оправдательных документов, подтверждающих его покупку, которые прикладываются к авансовому отчету.
  НДФЛ. Налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц. Во избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров не для собственных нужд, а для организации работнику следует оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации может быть прямое указание на данную организацию в документах на оплату и на передачу товара, оформление доверенности на приобретение материала.
  В.И.Суколенова
  ЗАО "Сплайн-Центр"
  Региональный информационный центр
  Сети КонсультантПлюс
  
• Цитата: НДФЛ. Налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц. Во избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров не для собственных нужд, а для организации работнику следует оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации может быть прямое указание на данную организацию в документах на оплату и на передачу товара, оформление доверенности на приобретение материала.В.И.СуколеноваЗАО "Сплайн-Центр"Региональный информационный центрСети КонсультантПлюс

  
  Спасибо, nicol011160!
  Да, это на самом деле может быть риском, т.к. чеки обычно "безымянные" в плане наименования покупателя.
  Поэтому с займом как-то спокойнее.
• Спасибо всем!
• На мой взгляд, и вариант с займом, и с куплей у физлица не от здравого смысла, а от излишнего усердия.
  Есть такое стремление и у инспекторов, когда они уже не знают, что еще найти-заметить, и у аудиторов, которые глубоко не копают, а щеки надуть нужно. Да и ответственность за свои рекомендации пугает. Вот и выдумывают страшилки на пустом месте.
  
  Не надо заключать договоры там, где их нет и не должно быть.
  
  Бухгалтерия должна учитывать ситуации, как они есть, а не диктовать условия совершения сделок.
  То же касается и налогов.
  
  Что есть фактически? Директор потратил свои деньги в интересах организации. Организация, принимая эти расходы, должна возместить директору потраченные деньги? Должна.
  Если ему дали в подотчет 5 копеек, а купил он на 100 рублей, чем по сути принципиально отличается эта ситуация от предыдущей? Тем, что у него есть в подотчете деньги? И он смело может составлять авансовый отчет, а если этих 5 копеек нет, то не может? Почему? Потому, что так написано в бухгалтерских правилах? Так ведь бухгалтерские правила надо применять не втупую, а применительно к ситуации. В обоих случаях природа отношений совершенно одинаковая. Отличается только отсутствием в одном из случаев предварительно полученных денег.
  И в том и другом случае у организации возникает долг перед работником. Природа возникновения этого долга совершенно одинаковая. Да, с юридической точки зрения, в обоих случаях присутствуют элементы займа. Ну и что? Почему в одном случае достаточно авансового отчета, а в другом случае все в один голос страдают по договору займа? Не нужно никакого договора. Если заем и есть, то он присутствует и без специального договора. Достаточно и тех бумаг, по которым возникает долг, т.е. по авансовому отчету. Чем Вам не договор между организацией и работником?
  Что касается покупки у работника и НДФЛ, то это еще более крутой бред! Если продолжить логику дальше, то непременно надо такого подотчетником регистрировать ИП. А как же, ведь он купил не одну ручку, а сразу 10, да еще 5 пачек бумаги и немыслимое количество папок для бумаг. А поскольку по этой логике, он КУПИЛ, а потом тут же ПРОДАЛ, попробуйте доказать, что это не предпринимательская деятельность.
  Одна беда - за что он купил, за то и продал - вот и чеки все присутствуют. Ну нет здесь никакого НДФЛ, хоть тресни! Ведь при продаже имущества он может применить имущественный вычет в размере потраченных на покупку этого имущества денег. А их ровно столько, сколько ему заплатила организация. Я специально ничего не говорю непосредственно об отсутствии здесь сделки купли-продажи, поскольку всерьез это обсуждать могут только инспектор с аудитором (характеристики обоих я дал вначале, на свой счет прошу не относить, не знаю, есть ли у нас инспекторы вообще, но, по крайней мере, аудиторов таких у нас не наблюдается).
  Вот, скажем, улетел работник срочно в командировку, только командировочное удостоверение и успел получить. На свои купил билеты, вернулся, представил авансовый отчет. Ну и что он тут купил и продал? Использованный билет на свое имя? И в придачу услугу по своему проживанию... Конечно, сразу мне возражают, это - компенсация расходов! Минуточку, но мы же начали с того, что если ничего в подотчет не дали, то и авансовый отчет нельзя... А тут получается, что можно? Тогда летит ко всем чертям и все остальные построения-умозаключения. Значит, можно и по канцтоварам авансовый отчет, и по бензину... Чем компенсация этих расходов в пользу организации хуже, чем компенсация командировочных расходов?
  
  Так что я стою на том, что, как это уже испокон веков делается, если работник потратил свои деньги, он также отчитывается авансовым отчетом и получает "перерасход по авансовому отчету" из кассы. А давали ему перед этим деньги в подотчет или нет, не столь уж существенно.
  
  Успехов!
  
  
• Александр, совершенно с Вами согласна. На практике так и делаем. Но аудиторы (обязательный аудит) постоянно пугают и расказывают про страшных инспекторов, утверждающих, что авансовый отчет - это документ для учета подотчетных средств.
• Абсурда в нашей работе, конечно, хватает...
  Но спасибо, Александр, что вносите здравые мысли в наши уж кем только не запуганные головы!
• Мы на нашей фирме так и делаем - директор все закупает, а потом отдаем ему деньги, так что спасибо большое Александру, что успокоил на этот счет! но вот еще вопрос - а можем ли мы отдавать деньги директору не из кассы наличкой, а перечислять на его карточку?
• Мы всем подотчетникам перечисляем деньги на их зарплатные карты. Никаких проблем с проверяющими не было. Аудиторы (обязательный аудит) тоже замечаний не делали.
• Цитата: Мы на нашей фирме так и делаем - директор все закупает, а потом отдаем ему деньги, так что спасибо большое Александру, что успокоил на этот счет! но вот еще вопрос - а можем ли мы отдавать деньги директору не из кассы наличкой, а перечислять на его карточку?

  
  
  Это еще одна надуманная проблема, связанная с подотчетниками.
  И в этом случае законных оснований для запрета нет.
  Можете смело перечислять.
  Мы уже этот вопрос обсуждали, поищите, пригодится в жизни.
  
  Успехов!
• Мы тоже перечисляем на зарплатные карты. Ничего страшного в этом не вижу. Некоторые банки только сопротивляются, что карта не по назаначению используется. И вообще по обсуждаемой теме: нигде не сказано, что так делать запрещено. Когда внесут в законодательство, тогда пусть и налоговики цепляются. А так - увольте. К чему кучу бумаг еще городить - сбережем зеленые насаждения)))) На 200% поддерживаю Александра: нас еще в университете учили что бухучет - это фиксация фактов хозяйственной жизни. Вот и нужно отражать события такими какими они являются.
• И не забудте в начале каждого года оформлять приказ руководителя ,которым разрешается таким-то работникам(в том числе и директору) приобретение за наличный расчет для нужд организации материалов,оборудования или что там ещё он покупает.Этим вы подтвердите,что это директор покупает что-то для производственных нужд организации,а не наоборот:организация покупает у физического лица(директора).А кредиторская задолженность пусть висит до лучших времен,она каши не просит.